Penulisan Email Bisnis
(ビジネスメールの書き方)

Hal yang sangat berkaitan dengan dunia kerja di zaman modern ini yaitu surat-menyurat melalui email. Dalam dunia bisnis, email dapat digunakan untuk saling bertukar informasi antar perusahaan, rekan kerja maupun pihak terkait lainnya.

Berbicara mengenai email, ada beberapa negara yang memberlakukan penulisan email dengan gaya tertentu seperti Jepang. Jika anda akan memulai bekerja di Jepang, sebaiknya anda mempelajari hal ini terlebih dahulu. Karena penulisan email bisnis di Jepang dinilai sangat sulit bagi pembelajar bahasa Jepang. Menulis email bisnis di Jepang tidak bisa dilakukan dengan asal. Banyak yang harus diperhatikan ketika anda akan mulai surat-menyurat melalui email.

Jenis Bahasa Yang Digunakan

Sebelum anda mulai menulis email bisnis di jepang, perlu anda ketahui bahwa bahasa yang digunakan adalah bahasa yang sopan. Istilah dalam bahasa Jepang dinamakan Keigo atau ragam bahasa yang digunakan untuk memberikan rasa hormat. Keigo sendiri terbagi menjadi 3 yaitu Teineigo, Sonkeigo, dan Kenjogo.

Teineigo adalah tingkatan pertama yang dipelajari dalam bahasa Jepang. Teineigo cenderung mudah dipelajari dan dihafalkan sehingga tingkatan ini menjadi yang paling umum digunakan dalam kegiatan acara formal maupun informal.

Sonkeigo yaitu tingkatan bahasa yang digunakan oleh penutur untuk meninggikan lawan bicara. Biasanya digunakan dalam acara formal seperti di kantor, sekolah dan lingkungan formal lainnya. Tingkatan ini digunakan saat berbicara dengan orang yang statusnya lebih tinggi dari penutur.

Bahasa hormat tingkatan selanjutnya adalah Kenjogo, yaitu gaya bahasa yang digunakan untuk merendah di hadapan lawan bicara yang kedudukannya lebih tinggi.

Mengapa orang Jepang memilih untuk menggunakan bahasa hormat tersebut? Hal ini berkaitan dengan budayanya yang saling menghormati dan menghargai satu sama lain sehingga orang Jepang cenderung menjaga perasaan orang lain dengan cara bertutur kata yang santun. Tentu siapa pun akan senang jika lawan bicara kita berbicara dengan bahasa yang sopan ketimbang menggunakan bahasa yang kasar yang bisa menimbulkan kesalahpahaman.

Tata Cara Penulisan Email Beserta Contoh

Setidaknya ada 8 poin yang harus diperhatikan saat penulisan. Lalu jangan lupa untuk menggunakan Keigo dalam penulisannya. 8 poin tersebut diantaranya :

1. Gunakan tujuan (Kepada, Cc, Bcc) dengan benar.

Kepada : yamada@△△△.co.jp

Cc               : yano@△△△.co.jp

Bcc             : tanaka@△△△.co.jp

• Pastikan anda memberikan judul.

出張報告書

• Pada kolom utama, tulislah terlebih dahulu nama perusahaan, nama departemen dan nama orang yang dituju.

ABC株式会社

○○部

△△△△様

• Kemudian berilah salam dan tuliskan nama anda.

いつもお世話になっております。

ABC株式会社の○○○営業部の△△△と申します。

• Tulislah pendahuluan dari topik yang akan disampaikan.

以下のとおり出張の報告をいたします。

ご確認をよろしくお願いいたします。

• Lalu jelaskan detail dari topik tersebut

出張日     : ○○年○○月○○日

出張場所                 : ○○県○○市

出張目的                 : ○○について

• Menutup dengan salam penutup.

以上です。

それではご確認のほどよろしくお願いいたします。

• Pastikan untuk menandatangani email.

ABC株式会社

担当          ：◎◎太郎

住所          ：〒222－2222　大阪都◎◎区◎◎町1-2-3

TEL            ：08-****-****　／　FAX：03-****-****

URL            ：http://www.xxx.co.jp

Mail          ：◎◎@xxx.co.jp