Giao tiếp công sở qua điện thoại
(ビジネス電話のマナー)

Trong thời đại số, việc trao đổi công việc qua điện thoại là có thể là tiện lợi và cần thiết, đặc biệt trong mùa dịch Covid khi chúng ta không thể ra ngoài gặp mặt ,hay vào đó là những cuộc họp online, những cuộc meeting qua điện thoại. Vậy chúng ta cần phải lưu ý những gì khi giao tiếp công sở qua điện thoại, hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Đừng để người gọi độc thoại

Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những thông tin 2 bên cần trao đổi.

2. Giọng nói lịch sự, ấm áp

Luôn giữ một giọng nói lịch sự và ấm áp khiến cho cuộc gọi của bạn bớt căng thẳng và tạo được sự thiện cảm với người nghe, mặc dù bạn và họ đang trao đổi bất cứ thông tin nào.

3. Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.

4. Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.

5. Ghi chép lại thông tin quan trọng

Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến.

6. Chủ động trong việc kiểm soát thông tin

Bạn cũng cần trang bị sẵn thông tin trao đổi ngay từ trước khi diễn ra cuộc trò chuyện để tránh bị lạc chủ đề khi giao tiếp

7. Hạn chế việc hỏi lại đối phương

Việc hỏi đi hỏi lại đối phương có thể khiến họ cảm thấy phiền ngại vì sự thiếu tập trung hay lơ đãng của cá nhân, vì thế hãy thật tập trung trong cuộc đối thoại nhé.