CÁCH PHỎNG VẤN VÀ LÀM VIỆC QUA MẠNG TRONG THỜI KỲ CORONA
(コロナ時代の仕事のやり方)

Corona đến đem theo một làn sóng các cách làm việc, sinh hoạt mới trong nhiều lĩnh vực. Người Nhật gọi đây là tình trạng bình thường mới (ニューノーマル). Gần đây các thuật ngữ như DX (デジタルトランスフォーメーション: cải cách điện tử）, AI（trí thông minh nhân tạo）, Enaible (biến việc không thể thành việc có thể nhờ AI trí thông minh nhân tạo), withコロナを生きる (sống chung với corona) trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Nhiều công ty đã, đang và có dự kiến đầu tư trang thiết bị để làm việc online. Trong khi ban bố tình trạng khẩn cấp, các công ty phải thực hiện hạn chế nhân viên đi làm, hạn chế giờ làm ở công ty, hạn chế đi công tác. Khi hết tình trạng khẩn cấp, mọi người vẫn được khuyến cáo đeo khẩu trang, hạn chế tiếp xúc gần, hạn chế tiếp xúc trong không gian kín, hạn chế tập trung nhiều người trong thời gian dài nên việc họp online, zoom gặp đối tác, tổ chức sự kiện online, phỏng vấn online ngày càng trở nên phổ biến. Những thay đổi, cải cách khá đa dạng và tùy lĩnh vực, ngành nghề và có lẽ sẽ không chỉ giới hạn trong đại dịch corona, mà vẫn sẽ được duy trì sau corona. Với tâm thế là những người đang xin việc, đang đi làm, chúng ta cần hiểu và chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để vượt qua và hòa nhập vào thời đại mới. Bài viết sẽ giới thiệu sơ qua một số điều cần lưu ý khi phỏng vấn và làm việc qua mạng.

Thông thường trong giao tiếp công việc, chúng ta giao tiếp bằng lời nói, cử chỉ cơ thể, tài liệu. Khi giao tiếp qua mạng, cử chỉ cơ thể bị hạn chế rất nhiều nên cần chuẩn bị tài liệu tốt hơn, giao tiếp bằng lời nói, khuôn mặt, phần trên cơ thể cũng trở nên quan trọng hơn trước. Có bao giờ các bạn từng nghĩ nếu có thêm chút kỹ năng của một phóng viên báo chí, truyền hình, một nhà phân tích, một phát thanh viên, một youtuber, chúng ta có thể tạo ra ấn tượng ban đầu tốt hơn?

Làm thế nào để tạo ấn tượng tốt ban đầu khi phỏng vấn hoặc gặp đối tác mới qua mạng thành công?

• Ngoài việc chuẩn bị nội dung, chúng ta nên chú ý mở camera để tập nói, tập cử chỉ và để ý ngoại hình cơ thể từ phần ngực trở lên (nếu đeo khẩu trang, cần chú ý nhiều hơn phần từ mũi trở lên) và điều chỉnh ánh mắt nhìn vào camera.
  
  Bạn có biết rằng thường những người lớn tuổi bị tóc thưa, tóc rụng mới đeo tóc giả hoặc trồng thêm tóc. Nhưng năm nay, rất nhiều ứng cử viên độ tuổi 20, 30 cũng đi trồng thêm tóc, tư vấn trang điểm khuôn mặt, tóc, chọn áo để có ấn tượng tốt hơn về phần trên của cơ thể khi phỏng vấn hoặc làm việc. Nhiều người khi lần đầu tiên nhìn thấy khuôn mặt mình khi đang làm việc, thương thảo với đối tác thì bị shock và mất tự tin luôn về bản thân, về sản phẩm.

• Ngoài nhìn vào camera để đối phương thấy được khuôn mặt mình rõ nhất, trực diện nhất, chúng ta cũng muốn nhìn vào nhà tuyển dụng để biết phản xạ, biểu cảm của họ. Xin giới thiệu với các bạn hai mẹo nhỏ:  
  • Sử dụng camera ngoài/webcam đặt trước màn hình máy tính, để có thể vừa nhìn thẳng camera và nhìn thấy nhà tuyển dụng ở màn hình phía sau;
  • Dùng hai màn hình cho một máy tính (external display) và để màn hình có camera ở trước và thấp hơn màn hình có cửa sổ phỏng vấn sao cho camera nằm dưới khuôn mặt nhà tuyển dụng.(Trong khi trình bày dùng chức năng chia sẻ màn hình, việc có hai màn hình còn có thể giúp bạn tra cứu ở màn hình còn lại rất tiện lợi)

Không chỉ bạn đang thích nghi với bình thường mới, mà nhà tuyển dụng, giám đốc, đối tác cũng đang phải thích nghi.

• Nếu trước đây một cuộc họp có thể chuẩn bị ý tưởng trong đầu và đứng lên phát biểu hay là được hoặc phải in rất nhiều giấy tờ, thì bây giờ, để tạo hiệu quả tốt hơn cần chuẩn bị bài trình bày, tài liệu logic, ngắn gọn gửi trước để mọi người tiện theo dõi.
• Trước đây, khi trình bày trong buổi họp, chúng ta có thể nhìn cử chỉ và nghe tán đồng của đối phương để biết họ hiểu không, tán thành không, nhưng bây giờ khi phát biểu online, những người nghe thường phải tắt mic hoặc thật im lặng để tín hiệu không bị đứt quãng nên việc hiểu cảm xúc của đối phương sẽ khó khăn hơn.
• Các kỹ năng mềm như biết tạo bầu không khí vui vẻ trong công ty, pha trò, biết quan tâm mọi người, tinh tế trong giao tiếp phần nào không được đánh giá cao như trước nếu không được thể hiện theo một cách khác.
• Kỹ năng viết thư, viết tài liệu, báo cáo để đúc kết lại nội dung hoặc gọi điện xác nhận một cách cô đọng, logic nhất là rất cần thiết.
• Trung thực, công khai trong chia sẻ thông tin để mọi người đối ứng kịp thời cũng là một yêu cầu cấp bách trong cách làm việc mới.
• Một số công ty tìm cách đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, muốn biết màn hình máy tính, chuột của nhân viên có đang làm việc không, muốn nhân viên chụp màn hình làm việc và gửi định kỳ về công ty. Tuy nhiên, những việc đó không phản ánh được thực chất nhân viên đang làm gì. Để đo hiệu suất làm việc chính xác hơn, có thể tính thời gian trung bình để làm một công việc và xem xét kết quả công việc.

Sau corona, tùy theo loại hình công việc cũng như chủ trương của công ty, một số công ty sẽ thay đổi sang cách làm việc từ xa, một số công ty sẽ quay lại hình thức làm việc như cũ. Tuy nhiên, sau nhiều tháng làm online, nhiều người, đặc biệt là giới trẻ, đã phát hiện ra điểm mạnh của việc làm việc online nên xu hướng chọn công ty có chọn quy định %  ngày làm việc từ xa như một trong các yếu tố phúc lợi trở nên rõ ràng hơn.

Cách làm việc trong bình thường mới quanh các bạn như thế nào? Chúng ta hãy cùng chia sẻ nhé.